Executive Assistant

Actemium Belgium provides advice, study, realization and support for industrial processes, including a whole range of service possibilities and complete training programmes.

Our activities: electricity & instrumentation, IT/ICT, automation and mechanics & piping.

Actemium's mission is to help customers in improving their competitive advantage and industrial performance.

Today, Actemium Belgium stands for 900 employees, spread over 8 sites in Belgium, 1 in China and 1 in France. Actemium is the brand of VINCI Energies dedicated to industry.

Als Executive Assistant ondersteun je het directieteam (Managing Director en Finance Director) en zorg je ervoor dat zowel strategische als operationele activiteiten efficiënt en gestructureerd verlopen. Je bent een onmisbare schakel binnen de organisatie en draagt bij aan een vlotte werkstroom, duidelijke communicatie en optimale planning.

• Je krijgt een bedienden contract van onbepaalde duur, aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen bovenop je brutoloon, zoals: een bedrijfswagen met tankkaart en carwashkaart,een dertiende maand, maaltijdcheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering, een CAO90-bonussysteem, een smartphone en laptop, mogelijkheid tot fietsleasing, 12 ADV dagen bovenop de wettelijke vakantiedagen en de mogelijkheid om je in te schrijven op een voordelig aandelenplan binnen de organisatie.
• Team & samenwerking: Je komt terecht in een enthousiast team waar initiatief en samenwerking centraal staat.
• Opleiding & ontwikkeling: We voorzien gerichte opleidingen, coaching en regelmatige evaluaties om jouw professionele groei te ondersteunen.
• Collegiale sfeer: Bij Actemium heerst een sterke teamspirit. We organiseren geregeld sportieve, culturele en familiale activiteiten om de verbondenheid tussen collega's te versterken

• Agendabeheer: Proactief plannen, coördineren en opvolgen van zakelijke én persoonlijke afspraken.
• Communicatie: Voorbereiden en verzorgen van interne en externe communicatie in het Nederlands, Frans en Engels.
• Vergaderingen: Organiseren en voorbereiden van meetings, inclusief het opstellen van presentaties, vergadermateriaal en het nauwkeurig notuleren van besluiten.
• Reisplanning: Volledig beheer van zakenreizen: reserveren van vluchten, hotels, transport en opstellen van reisschema's.
• Administratieve ondersteuning: Document- en dossierbeheer, opvolging van facturatie, en ondersteuning bij lichte boekhoudkundige taken.
• Contactpunt: Optreden als vertrouwelijk en professioneel aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Speciale projecten: Coördineren van projecten zoals interne events, businesspresentaties, rapportages en ad-hoc directie-opdrachten.

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring;
• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk);
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige ondersteunende functie;
• Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail en een proactieve, oplossingsgerichte werkstijl;
• Discreet, professioneel en betrouwbaar, met het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen;
• Flexibel en bereid om taken op te nemen die verder gaan dan het standaard takenpakket om het team optimaal te ondersteunen.

Contacteer gerust: gregory.nihoul@actemium.com

JBRP1_BE